Grundfunktion
Telefonzentrale
Anrufer begrüßen, Anliegen verstehen, Fragen beantworten, zuständige Ansprechpartner erkennen, weiterleiten oder Rückrufwünsche aufnehmen.
KI-Telefonagenten · factsoft AG
Ihr Unternehmen bekommt einen neuen Mitarbeiter. Er arbeitet am Telefon. Rund um die Uhr.
Er nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Fragen, vereinbart Termine und erledigt Aufgaben direkt in Ihren Systemen.
Ohne Warteschleife. Ohne verpasste Anrufe. Und ohne dass Sie Ihre bisherige Telefonanlage ersetzen müssen.
Die KI-Telefonagenten von factsoft – bereits bei uns im täglichen Einsatz.
Der Alltag am Telefon
Das Telefon klingelt. Und irgendjemand muss seine Arbeit unterbrechen.
- „Ich hätte gern einen Termin.“
- „Wann kommt meine Bestellung?“
- „Bis wann haben Sie geöffnet?“
- „Ich möchte ein Angebot.“
- „Bitte richten Sie nur etwas aus.“
Viele Gespräche dauern nur wenige Minuten. Aber jedes einzelne unterbricht einen Mitarbeiter bei seiner eigentlichen Arbeit.
Und wenn gerade niemand ans Telefon gehen kann, entsteht das umgekehrte Problem: Der Kunde erreicht niemanden.
Ein KI-Telefonagent löst beide Probleme. Er übernimmt Routinegespräche sofort und sorgt dafür, dass wichtige Anliegen zuverlässig beim richtigen Menschen ankommen.
Weniger Telefonarbeit. Weniger Unterbrechungen. Bessere Erreichbarkeit.
Der entscheidende Unterschied
Er nimmt nicht nur Anrufe entgegen. Er kann Aufgaben erledigen.
Ein Anrufbeantworter nimmt eine Nachricht auf. Ein einfacher Sprachbot führt durch ein Menü. Ein individuell programmierter Telefonagent führt Gespräche – und arbeitet dabei mit den Systemen, die Ihre Mitarbeiter ohnehin verwenden.
Kunde„Guten Tag, ich wollte wissen, wann meine Bestellung geliefert wird.“
Bei entsprechender Anbindung kann der Telefonagent …
- feststellen, um welchen Kunden es sich handelt,
- die Bestellung im angeschlossenen System suchen,
- den Lieferstatus feststellen,
- die Antwort mitteilen,
- gegebenenfalls einen weiteren Wunsch aufnehmen oder bearbeiten,
- das Gespräch bzw. den Vorgang dokumentieren.
Aus einem Telefonat wird ein erledigter Geschäftsvorgang.
Möglichkeiten
Was kann ein KI-Telefonagent übernehmen?
Gesprächsführung gehört zur Grundfunktion. Alles, was Ihre Systeme betrifft, setzt eine entsprechende Anbindung voraus. Wir kennzeichnen deshalb, was wovon abhängt.
Mit Anbindung
Terminverwaltung
Freie Termine feststellen, Termine vereinbaren, verschieben oder absagen und gegebenenfalls direkt in vorhandene Kalender eintragen.
Grundfunktion
Kundenservice
Fragen zu Leistungen, Preisen, Öffnungszeiten, Lieferungen, Bestellungen oder anderen Vorgängen beantworten. Individuelle Auskünfte kommen aus Ihren Systemen.
Mit Anbindung
Auftrags- und Bestellannahme
Benötigte Angaben abfragen, Bestellungen aufnehmen, Verfügbarkeiten prüfen und Aufträge bei entsprechender Integration in vorhandene Systeme übertragen.
Grundfunktion
Vertrieb und Interessenten
Anforderungen ermitteln, Interessenten qualifizieren, Kontaktdaten aufnehmen und vollständige Informationen für den Vertrieb bereitstellen. Bei geeigneten Prozessen können auch Angebote vorbereitet werden.
Grundfunktion
Reklamationen
Problem und relevante Angaben strukturiert aufnehmen, einfache Fälle gegebenenfalls bearbeiten und komplexere Fälle vollständig vorbereitet an einen Mitarbeiter übergeben.
Grundfunktion
Notdienst und Bereitschaft
Dringlichkeit erkennen, wichtige Angaben erfragen und nach festgelegten Regeln zuständige Personen informieren oder Gespräche weiterleiten.
Grundfunktion
Bewerber
Fragen zu offenen Stellen beantworten, Informationen aufnehmen und gegebenenfalls ein strukturiertes Erstgespräch führen.
Je nach Konfiguration
Mehrsprachige Gespräche
Je nach technischer Konfiguration Kunden in unterschiedlichen Sprachen betreuen.
Individuell
Individuelle Unternehmensprozesse
Sie haben einen ganz anderen Ablauf? Sprechen Sie mit uns.
factsoft entwickelt Software selbst. Wir sind deshalb nicht auf eine Handvoll vorgefertigter Telefonfunktionen beschränkt. Wenn ein Prozess technisch automatisierbar ist und die erforderlichen Schnittstellen vorhanden oder herstellbar sind, können wir prüfen, wie der Telefonagent ihn übernehmen kann.
Branchen und Beispiele
Was könnte ein Telefonagent in Ihrem Unternehmen tun?
Handwerksbetriebe
Während Ihre Mitarbeiter beim Kunden arbeiten, nimmt der Telefonagent neue Anfragen entgegen, fragt die wichtigsten Informationen ab, vereinbart Besichtigungstermine und erkennt dringende Fälle.
Pflegeeinrichtungen und Pflegedienste
Anfragen von Angehörigen aufnehmen, Rückrufwünsche erfassen und dringende Anliegen nach festgelegten Regeln sofort an die zuständige Person melden.
Arztpraxen und therapeutische Einrichtungen
Terminwünsche aufnehmen, Rezept- und Überweisungsanfragen erfassen, häufige Fragen zu Sprechzeiten beantworten und die Praxis in Stoßzeiten am Telefon entlasten.
Hausverwaltungen und Immobilien
Schadensmeldungen strukturiert aufnehmen, Besichtigungstermine vereinbaren und Interessenten mit allen Angaben für die Sachbearbeitung erfassen.
Autohäuser und Werkstätten
Werkstatttermine vereinbaren, Fahrzeugdaten aufnehmen, zum Stand eines Auftrags Auskunft geben und Anfragen zu Fahrzeugen an den Verkauf weitergeben.
Hotels und Gastronomie
Reservierungen und Anfragen entgegennehmen, Fragen zu Zimmern, Speisekarte und Öffnungszeiten beantworten und Sonderwünsche vollständig notieren.
Versand- und Onlinehandel
Lieferstatus nennen, Retourenwünsche aufnehmen, Fragen zu Bestellungen beantworten und Reklamationen vorbereitet an den Kundenservice geben.
Dienstleistungsunternehmen
Anrufe vorqualifizieren, Termine koordinieren, Nachrichten für die richtige Person erfassen und wiederkehrende Fragen sofort beantworten.
Beratungsunternehmen
Erstanfragen aufnehmen, das Anliegen in Stichworten festhalten, Beratungstermine vereinbaren und Unterlagen oder Rückfragen strukturiert anfordern.
Integration
Ihr Telefonagent kann mit Ihrer vorhandenen Software zusammenarbeiten.
Ihre Mitarbeiter arbeiten bereits mit Software. Ihr neuer Telefonagent kann das ebenfalls.
Wir analysieren, welche Systeme vorhanden sind und welche Informationen der Agent lesen oder verändern darf. Bei sicherheitsrelevanten Vorgängen werden entsprechende Identitäts-, Berechtigungs- und Freigabemechanismen vorgesehen.
Einführung
Schneller eingerichtet, als Sie vielleicht denken.
Ein einfacher Telefonagent kann häufig innerhalb weniger Tage eingerichtet werden. Individuelle Integrationen benötigen je nach Umfang entsprechend mehr Zeit.
- 1
Wir hören zu
Welche Anrufe erhalten Sie und welche davon kosten unnötig Zeit?
- 2
Wir bauen Ihren Telefonagenten
Gesprächsführung, Wissen, Regeln und gewünschte Abläufe werden eingerichtet.
- 3
Wir verbinden Ihre Systeme
Nur soweit erforderlich. Ein einfacher Telefonempfang benötigt wesentlich weniger Integration als ein Agent, der komplette Geschäftsvorgänge bearbeitet.
- 4
Wir testen gemeinsam
Typische und ungewöhnliche Gesprächssituationen. Wir prüfen insbesondere, wann der Agent selbst handeln darf und wann ein Mensch übernehmen soll.
- 5
Der Agent übernimmt
Je nach Telefonie kann die Einbindung beispielsweise über vorhandene Rufnummern bzw. Rufweiterleitungen erfolgen.
Klein starten
Sie müssen nicht gleich Ihr ganzes Unternehmen automatisieren.
Beginnen Sie beispielsweise nur mit Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten. Oder lassen Sie den Agenten zunächst nur häufige Fragen beantworten und Rückrufwünsche aufnehmen. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, kann er Schritt für Schritt weitere Aufgaben übernehmen.
- Telefonannahme
- Fragen beantworten
- Termine
- Systemzugriffe
- Komplette Vorgänge
Ihr Telefonagent wächst mit Ihren Anforderungen.
Wirtschaftlicher Nutzen
Was kostet Sie das Telefon heute?
Beispiel: 40 Anrufe pro Tag × durchschnittlich 3 Minuten = 120 Minuten Telefonzeit täglich. Bei 220 Arbeitstagen sind das 440 Stunden pro Jahr – dazu kommen Unterbrechungen, Nachbearbeitung und Dokumentation.
Das heißt nicht, dass sich alles automatisieren lässt. Aber schon wenn ein Telefonagent einen erheblichen Teil der Routinegespräche übernimmt, können viele Arbeitsstunden für produktivere Aufgaben frei werden.
- Bessere Erreichbarkeit
- Weniger verlorene Interessenten
- Schnellere Reaktionen
- Weniger Unterbrechungen
- Strukturiertere Vorgänge
- Gegebenenfalls 24/7-Erreichbarkeit
Warum factsoft?
Wir verkaufen Ihnen keine Zukunftsvision. Wir benutzen sie selbst.
Unsere KI-Telefonagenten sind bei factsoft bereits im täglichen Einsatz.
factsoft ist Softwareentwickler. Wir liefern deshalb nicht lediglich einen standardisierten Sprachbot, sondern können den Telefonagenten in individuelle Prozesse und bestehende Software integrieren.
- Eigene Softwareentwicklung
- Individuelle Anpassungen
- Integration vorhandener Systeme
- Persönliche Ansprechpartner
- Erfahrung mit komplexen Systemen im Produktivbetrieb – Software und Betrieb seit 1999
- KI nicht als Selbstzweck, sondern als Werkzeug zur Automatisierung sinnvoller Prozesse
Häufige Fragen
Fragen und Antworten
Muss ich meine Telefonnummer ändern?
In der Regel nicht. Ihre bekannte Rufnummer kann bestehen bleiben. Je nach Telefonie wird der Telefonagent beispielsweise über eine Rufweiterleitung oder eine zusätzliche Leitung eingebunden.
Muss meine Telefonanlage ersetzt werden?
In der Regel nicht. Der Telefonagent wird neben Ihrer vorhandenen Telefonanlage betrieben, zum Beispiel über Rufweiterleitungen. Welche Variante sinnvoll ist, klären wir mit Ihnen anhand Ihrer Telefonie.
Kann der Telefonagent nur außerhalb der Geschäftszeiten eingesetzt werden?
Nein. Der Einsatz außerhalb der Geschäftszeiten ist ein naheliegender Start, weil der Nutzen schnell sichtbar wird. Der Agent kann aber ebenso tagsüber bei Besetzt-Situationen, bei Wartezeiten oder für bestimmte Anrufarten eingesetzt werden.
Können Mitarbeiter weiterhin Gespräche übernehmen?
Ja. Der Agent kann Gespräche nach festgelegten Regeln an Ihre Mitarbeiter weiterleiten oder Rückrufe samt allen Angaben vorbereiten. Sie bestimmen, wann ein Mensch übernimmt.
Was passiert, wenn der Telefonagent etwas nicht weiß?
Dafür legen wir gemeinsam Regeln fest. Der Agent wird so eingerichtet, dass er bei fehlendem Wissen nicht rät, sondern das Anliegen aufnimmt, einen Rückruf anbietet oder an einen Mitarbeiter übergibt. Den Gesprächsverlauf erhält der Mitarbeiter dokumentiert.
Kann er auf unsere Datenbank zugreifen?
Bei entsprechender Anbindung ja. Wir legen mit Ihnen fest, welche Daten der Agent lesen und welche er verändern darf. Voraussetzung ist, dass eine Schnittstelle vorhanden oder herstellbar ist.
Kann er Termine direkt eintragen?
Bei Anbindung Ihres Kalenders oder Ihrer Terminsoftware ja. Der Agent prüft dann freie Zeiten und trägt Termine ein, verschiebt oder sagt sie ab. Ohne Anbindung nimmt er Terminwünsche strukturiert auf und gibt sie an Ihr Team weiter.
Kann er Kunden identifizieren?
Bei entsprechender Anbindung kann der Agent Anrufer mit Ihrer Kundendatenbank abgleichen. Für sensible Auskünfte sehen wir Identitäts- und Berechtigungsprüfungen vor, die zum jeweiligen Vorgang passen.
Können wir später weitere Aufgaben hinzufügen?
Ja. Der Agent ist auf schrittweisen Ausbau angelegt: von der Telefonannahme über Auskünfte und Termine bis zu Systemzugriffen und kompletten Vorgängen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Ein einfacher Telefonagent kann häufig innerhalb weniger Tage eingerichtet werden. Individuelle Integrationen benötigen je nach Umfang entsprechend mehr Zeit.
Kann der Agent mehrere Sprachen sprechen?
Je nach technischer Konfiguration ja. Welche Sprachen sinnvoll sind, besprechen wir anhand Ihrer Anrufer.
Wie werden Datenschutz und Sicherheit berücksichtigt?
Datenschutz und Sicherheit planen wir von Anfang an mit: Wir klären, welche Daten verarbeitet werden, regeln Zugriffsrechte und schließen bei Bedarf eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Unsere Systeme laufen auf eigener Infrastruktur in Deutschland.
Was kostet ein KI-Telefonagent?
Das hängt von Gesprächsvolumen, gewünschten Funktionen und Integrationsaufwand ab. Deshalb kalkulieren wir individuell. Ein einfacher Telefonempfang ist mit deutlich weniger Aufwand verbunden als ein Agent, der komplette Geschäftsvorgänge bearbeitet.
Ihr Anwendungsfall
Was könnte ein KI-Telefonagent in Ihrem Unternehmen übernehmen?
Vielleicht möchten Sie zunächst nur außerhalb Ihrer Geschäftszeiten erreichbar sein. Vielleicht möchten Sie Termine automatisch vereinbaren oder wiederkehrende Kundenfragen nicht mehr selbst beantworten. Vielleicht gibt es in Ihrem Unternehmen einen ganz speziellen Vorgang, bei dem heute täglich Mitarbeiter telefonieren und anschließend dieselben Informationen in ein System übertragen.
Zeigen Sie uns den Ablauf. Wir prüfen, was sich daraus automatisieren lässt.